Klauzula informacyjna

Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami (dalej: „BDO).

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1-88) – dalej „RODO” informuje się, co następuje:   

        I.            Administrator danych

• Administratorem Państwa danych osobowych w systemie BDO jest Minister Klimatu i Środowiska z siedzibą w Warszawie, ul. Wawelska 52/54, 00-922 Warszawa (dalej: „MKiŚ”).
• Marszałkowie Województw – w procesie realizacji zadań związanych z prowadzeniem BDO według swojej właściwości.

      II.            Podmiot przetwarzający

Podmiotem przetwarzającym (Procesorem) dane osobowe w imieniu Administratora, zgodnie z art. 28 RODO jest Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy (IOŚ-PIB), wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000032034.

    III.            Inspektor Ochrony Danych

• Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Ministerstwie Klimatu: inspektor ochrony danych, 00-922 Warszawa, ul. Wawelska 52/54.
• Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w IOŚ-PIB: inspektor ochrony danych IOS, IOŚ-PIB, 00-548 Warszawa, ul. Krucza 5/11 D.

   IV.            Cel przetwarzania danych

• Dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

1. wykonania obowiązku rejestrowego podmiotów gospodarujących odpadami;
2. przygotowywania zbiorczych raportów w zakresie podmiotów wpisanych do BDO;
3. udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytania;
4. przekazania informacji dotyczących BDO;
5. przekazania informacji w zakresie modułu integracyjnego API w BDO, w szczególności w postaci newslettera;
6. prowadzenia szkoleń związanych z BDO;
7. prowadzenia Contact Center i udzielania bieżących informacji w sprawie BDO oraz udzielania pomocy technicznej i merytorycznej;
8. prowadzenia wszelkich działań informacyjno-promocyjnych i marketingowych w ramach upowszechniania informacji związanych z BDO.

• Rodzaj przetwarzanych danych osobowych:

Dane zwykłe podawane w ramach rejestracji podmiotu w BDO:

1. firma (nazwa) przedsiębiorcy;
2. imiona i nazwiska;
3. adres (ulica, numer domu, miejscowość wraz z kodem pocztowym);
4. adres e-mail;
5. numer telefonu;
6. numer PESEL, z Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej lub wpisywany ręcznie w przypadku gdy osoba nie jest obowiązana do podania numeru NIP;
7. numer NIP i NIP europejski podmiotów;
8. numer rejestrowy.

W pozostałych celach przetwarzania zakres zbieranych danych jest mniejszy i jest każdorazowo podawany przy zbieraniu danych.

• Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie następujących przepisów RODO:

1. 6 ust. 1 lit. a) – na podstawie zgody osoby, w celu:
   • przekazania informacji w zakresie modułu integracyjnego API w BDO, w szczególności w postaci newslettera;
2. 6 ust. 1 lit. c) – w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, tj. wykonania obowiązku rejestrowego podmiotów gospodarujących odpadami i przygotowywania zbiorczych raportów w zakresie podmiotów wpisanych do BDO – w kategorii dane zwykłe – na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 701, z poźn. zm), w celu:
   • prowadzenia systemu BDO,
   • prowadzenia Contact Center i udzielania bieżących informacji w sprawie BDO oraz udzielania pomocy technicznej i merytorycznej;
   • prowadzenia wszelkich działań informacyjno-promocyjnych i marketingowych w ramach upowszechniania informacji związanych z BDO.

– w kategorii dane zwykłe

Podanie przez Państwa danych jest warunkiem realizacji celów przetwarzania danych. W przypadkach, o których mowa w pkt III.1 lit. a), b) tiret 2 i 3  podanie danych jest dobrowolne, ale brak podania danych uniemożliwi wykonanie celów (np. kontakt z Państwem w celu udzielenia pomocy technicznej). W przypadkach, o których mowa w pkt. 1 lit. b) tiret pierwsze podanie danych jest wymogiem ustawowym.

     V.            Odbiorcy danych

Do danych osobowych mogą mieć dostęp następujący odbiorcy danych:

• użytkownicy strony bdo oraz użytkownicy stron internetowych, ponieważ rejestr podmiotów jest publicznie dostępny;
• podmioty, którym MKiŚ powierzyło wykonanie zadania związanego z realizacją BDO w tym w szczególności IOŚ-PIB.
• podmioty współpracujące z MKiŚ i z IOŚ-PIB, takie jak firmy informatyczne, firmy obsługujące platformy szkoleniowe czy łączności zdalnej, biegli rewidenci, firmy prawnicze, firmy świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów, firma obsługująca Contact Center – jedynie w zakresie związanym z celem niniejszego przetwarzania danych, na podstawie łączących te podmioty z MKiŚ lub IOŚ-PIB umów, w tym umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, przewidującymi zachowanie wszelkich środków organizacyjnych i technicznych chroniących Państwa dane osobowe.

Ponadto dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć podmioty, organy i urzędy, o których mowa w art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach. Podmioty te jednak nie są uznawane za odbiorców danych w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO.

   VI.            Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach:

Zgodnie z art. 81 ust. 2 w zw. z art. 80 ust. 1b ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, okresem przetwarzania danych osobowych, zbieranych:

• w przypadku dokumentów ewidencji odpadów – przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone te dokumenty;
• w przypadku dokumentów innych niż dokumenty ewidencji odpadów– przez okres 100 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone te dokumenty (np.: wnioski rejestrowe, aktualizacyjne, o wykreślenie, sprawozdania i ich korekty, decyzje wynikające z ustawy o odpadach).

Jako początek biegu ww. okresu przyjęty zostaje moment wpływu wniosku o wpis do BDO do urzędu marszałkowskiego.

Dane osobowe mogą być przechowywane przez okres dłuższy, jeśli jest to niezbędne do celów archiwalnych i statystycznych, zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO.

Dane osobowe w BDO są przechowywane przez następujący okres:

• w celu prowadzenia Contact Center (telefon, czat) i udzielania bieżących informacji w sprawie BDO oraz udzielania pomocy technicznej i merytorycznej:
• Nagrania są kasowane po 6 miesiącach od nagrania.
• Sprawy, które zostały zgłoszone przez czat będą kasowane po maksymalnie 6 miesiącach od rozwiązania sprawy. Jeśli sprawa nie zostanie rozwiązana przez infolinię lub czat, jest ona kierowana do II linii wsparcia.
• Zgłoszenia z II linii wsparcia są kasowane po okresie 1 roku od rozwiązania zgłoszenia.
• w celu prowadzenia wszelkich działań informacyjno-szkoleniowych w ramach upowszechniania informacji związanych z BDO – do końca I kwartału następnego roku po zakończeniu szkolenia.

Dane przetwarzane w poniższych celach, będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem lub do czasu zrealizowania danej czynności wraz z okresem niezbędnym na zabezpieczenie roszczeń:

• przekazania informacji w zakresie modułu integracyjnego API w BDO w postaci newslettera – lecz nie dłużej niż rok po przekazaniu informacji, z wyjątkiem newslettera, w ramach którego dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody lub do czasu ustania przekazywania newslettera.

Dane osobowe udostępnione na potrzeby realizacji wniosków osób, których dane dotyczą, w sprawie realizacji praw, o których mowa w art. 15-21 RODO będą przechowywane w IOŚ-PIB zgodnie z okresem archiwizacji, na mocy ustawy z dnia 13 grudnia 2019 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tj. minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 10 lat w Archiwum Zakładowym, natomiast w MKiŚ przez okres 10 lat zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.

 VII.            Prawa przysługujące osobie, której dane są przetwarzane

Zgodnie z art. 7, 15, 16, 17, 18, 20, 21 RODO, z ograniczeniami wskazanymi w przepisach RODO, ustawy o ochronie danych osobowych i w pkt VIII poniżej, przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do treści swoich danych (w tym za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO), otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania (poprawiania), usunięcia (w tym do usunięcia w trybie określonym w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, z ograniczeniami wskazanymi w art. 17 ust. 3 lit b, d i e RODO), ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych;
• w przypadku działań wymagających zgody – do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes UODO, w przypadku uznania, że przetwarzanie tych danych osobowych narusza przepisy RODO.

VIII.            Ograniczenia praw osób

Administrator, przy zapewnieniu odpowiednich środków służących ochronie interesu lub podstawowych praw i wolności osoby, nie przekazuje informacji, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (prawo dostępu do danych), jeżeli wykonanie tych obowiązków:

• uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego lub
• naruszy ochronę informacji niejawnych.

W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO, wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, administrator wezwie osobę, której dane dotyczą, do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.

Przepis art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 oraz z 2018 r. poz. 149 i 650) stosuje się odpowiednio

Osobom, których dane dotyczą nie przysługuje prawo do:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych zbieranych
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, poza danymi zbieranymi w ramach newslettera API.

   IX.             Przekazywanie danych do Państw trzecich lub organizacji międzynarodowych i zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

• Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego czy do organizacji międzynarodowej.
• Dane osobowe – poza danymi gromadzonymi w celu wysłania newslettera API – nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w 22 ust. 1 i 4 RODO.