Kartę ewidencji odpadów prowadzi się w ujęciu rocznym dla danego kodu i rodzaju odpadów oraz  miejsca prowadzenia działalności, w momencie gdy posiadacz odpadów (np. wytwórca, podmiot przejmujący odpady) będzie zobowiązany dokonać ewidencji posiadanych odpadów. Kartę ewidencji odpadów od momentu jej założenia i dokonania w niej pierwszego wpisu, prowadzi się do końca roku kalendarzowego, w którym została założona. Natomiast wpisów w karcie ewidencji odpadów dokonuje się na bieżąco zgodnie z zapisami ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach.