Podmiot, który wytworzył odpady (dalej: przekazujący) wystawia kartę przekazania odpadów (KPO), w której należy podać m.in. kod i rodzaj odpadów oraz masa przekazanych odpadów. Podmiot pełniący rolę transportującego wygeneruje potwierdzenie wystawienia KPO w systemie BDO. Taką czynność może również wykonać za niego przekazujący. Następnie po dostarczeniu odpadów w wyznaczone miejsce podmiot przejmujący jest obowiązany niezwłocznie każdorazowo po przejęciu tych odpadów, potwierdzić w BDO przejęcie odpadów oraz (jeżeli masa jest inna niż wskazał przekazujący) dodać informacje o masie odpadów, a także informacje o dacie i godzinie przejęcia odpadów. Jeśli waga bądź kod odpadu nie zgadzają się, podmiot przejmujący ma możliwość odrzucenia KPO podając jego powód. Następnie podmiot przekazujący ma możliwość skorygowania danej karty. Po korekcie karta z powrotem trafia do przejmującego w celu potwierdzenia przejęcia odpadów. Końcowym etapem obiegu karty jest potwierdzenie dokonania transportu przez podmiot transportujący.